Quy trình phỏng vấn người nộp đơn được thực hiện bởi nhân viên IRCC
Đối với nhiều người, việc chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn di trú có thể gây ra nhiều lo lắng, đặc biệt khi không rõ quy trình diễn ra như thế nào. Tuy nhiên, hãy yên tâm rằng quy trình phỏng vấn của các viên chức Bộ Di Trú đã được quy định rõ ràng và bao gồm các bước cụ thể. Mục đích của việc này là giúp người nộp đơn có thể kiểm soát thông tin của mình một cách tốt nhất, cũng như nắm bắt rõ ràng tiến trình của buổi phỏng vấn. Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết từng bước trong quá trình phỏng vấn, giúp bạn chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và yên tâm hơn.
Các viên chức thực hiện cuộc phỏng vấn với người nộp đơn để:
- Đảm bảo rằng thông tin gửi trong đơn xin visa là trung thực và hoàn chỉnh;
- Phát hiện và ngăn chặn gian lận;
- Làm rõ thông tin cụ thể;
- Thực hiện kiểm soát chất lượng;
- Tư vấn;
- Cung cấp cho người nộp đơn cơ hội để trả lời các mối quan tâm về các yếu tố của đơn đăng ký;
- Đánh giá kiến thức và ngôn ngữ;
- Kiểm tra y tế và an ninh;
- Thông báo cho người nộp đơn về quyết định.
Dưới đây là bản tóm tắt các bước mà viên chức di trú sẽ thực hiện khi tiến hành phỏng vấn:
| Bước | Hành động của viên chức di trú |
|---|---|
| Bước 1 | Đọc hồ sơ trước |
| Tập trung vào lý do cần phỏng vấn và những gì cần thiết để đưa ra quyết định | |
| Chuẩn bị các biện pháp cần thiết để đưa ra quyết định | |
| Bước 2 | Thiết lập mối quan hệ |
| Chào mừng người nộp đơn | |
| Giúp khách hàng thoải mái: hỗ trợ họ với các vấn đề logistic ví dụ: họ theo sau? họ ngồi ở đâu? họ có nhu cầu đặc biệt không? | |
| Bước 3 | Giải thích mục đích và định dạng của cuộc phỏng vấn |
| Giải thích vai trò và quyền hạn của viên chức | |
| Giải thích cách thức thực hiện cuộc phỏng vấn | |
| Nếu sử dụng thông dịch viên, đảm bảo người nộp đơn và thông dịch viên hiểu nhau | |
| Đảm bảo người nộp đơn hiểu về viên chức và quy trình | |
| Bước 4 | Thu thập thông tin |
| Cố gắng giúp người nộp đơn thoải mái: hầu hết mọi người sẽ cung cấp thông tin nhiều hơn nếu họ cảm thấy thoải mái | |
| Giữ ngôn từ đơn giản và cấu trúc câu đơn giản | |
| Tránh ngôn ngữ chuyên môn, diễn giải lại câu hỏi nếu người nộp đơn không hiểu câu hỏi | |
| Bước 5 | Xác minh thông tin của khách hàng |
| Hỏi các câu hỏi đóng về chi tiết mà khách hàng nên cung cấp | |
| Dùng các câu hỏi đóng trong phong cách thẩm vấn | |
| Quan sát thái độ của khách hàng khi họ trả lời | |
| Bước 6 | Cho người nộp đơn cơ hội phản bác/giải thích |
| Nhớ đến nguyên tắc công bằng thủ tục | |
| Cho người nộp đơn cơ hội hợp lý để: phản hồi quyết định, làm rõ sự thật, cung cấp thông tin mới hoặc phản biện về cách hiểu sự thật của viên chức | |
| Bước 7 | Giải thích những gì sẽ xảy ra tiếp theo |
| Nếu người nộp đơn cần thực hiện điều gì, viết điều đó cho họ | |
| Chỉ yêu cầu thông tin/tài liệu bổ sung nếu nó cần thiết để đưa ra quyết định | |
| Bước 8 | Trả lời bất kỳ câu hỏi nào |
| Cho khách hàng cơ hội làm rõ những gì đã nói và đảm bảo họ hiểu | |
| Cung cấp tư vấn: chỉ người nộp đơn đến các nguồn thông tin có thẩm quyền |