Công bằng về quy trình xét đơn

Phần này bao gồm chính sách, thủ tục và hướng dẫn được sử dụng bởi nhân viên IRCC. Những người ra quyết định được yêu cầu tuân theo các quy tắc về quy trình làm việc công bằng trong suốt quá trình ra quyết định.

Sự công bằng yêu cầu phải để cho người nộp đơn:

• được đánh giá công bằng và không thiên vị về đơn của họ
• được thông báo về những mối quan tâm của người ra quyết định, và
  người nộp đơn có cơ hội để cung cấp phản hồi cho các mối quan tâm này

Yêu cầu về thủ tục công bằng áp dụng cho tất cả các loại đơn xin nhập cư và quốc tịch và trong tất cả các khía cạnh của việc ra quyết định.

HÃY ĐẶT HẸN NGAY VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ TÌM HIỂU VỀ CÁC CHƯƠNG TRÌNH

Các yếu tố chính của sự công bằng trong quy trình xét đơn

• Xử lý không có sự chậm trễ quá mức
• Quyền được quyết định công bằng và khách quan
• Quyền của người nộp đơn được lắng nghe
• Ai nghe điều trần người đó phải quyết định
• Kỳ vọng chính đáng
• Các quyết định phải dựa trên các Quy định và Đạo luật Bảo vệ Người tị nạn và Nhập cư (IRPA) (IRPR)
• Quyền được giải thích lý do

Xử lý không có sự chậm trễ quá mức

Các đơn sẽ không bị chậm trễ không cần thiết. Sự chậm trễ mà không thể biện minh được là đi ngược lại với sự công bằng về thủ tục.

Quyền được quyết định công bằng và khách quan

Các ứng viên có quyền có một người ra quyết định công bằng và khách quan.

Ví dụ về các tình huống thành kiến, hoặc nhận thức về thành kiến, có thể bao gồm:

• đánh giá một vấn đề trước khi được lắng nghe
• thái độ thành kiến
• suy diễn từ trường hợp trước đó
• mối quan hệ giữa người ra quyết định và một trong các bên liên quan (ví dụ: lợi ích tài chính), v.v.

Quyền của người nộp đơn được lắng nghe

Khi một cá nhân sẽ bị ảnh hưởng bởi một quyết định, cá nhân đó có quyền biết lý do và phải được tạo cơ hội công bằng để phản hồi.

“Quyền được lắng nghe” yêu cầu người nộp đơn phải được thông báo về các sự kiện quan trọng có khả năng ảnh hưởng đến kết quả của đơn. Ví dụ: nếu người ra quyết định dựa vào bằng chứng bên ngoài (tức là bằng chứng nhận được từ các nguồn khác với người nộp đơn), họ phải cho người nộp đơn biết về điều này và cho người nộp đơn cơ hội để phản hồi lại bằng chứng đó.

Để đảm bảo người nộp đơn có cơ hội tham gia một cách có ý nghĩa, những người ra quyết định phải thông báo đầy đủ về bất kỳ quá trình hoặc cuộc phỏng vấn nào có thể dẫn đến quyết định về đơn của họ, đồng thời phải cho người nộp đơn một cơ hội hợp lý để đưa ra bằng chứng hoặc đưa ra các lập luận hỗ trợ cho đơn của họ. Người ra quyết định nên cho người nộp đơn biết những tài liệu nào có thể được yêu cầu để giải quyết các mối quan tâm. Thông tin đầy đủ nên được đưa vào thư mời phỏng vấn để cho phép người nộp đơn chuẩn bị. Nếu bất kỳ mối quan tâm nào khác nảy sinh từ một cuộc phỏng vấn, những người ra quyết định nên cung cấp cho người nộp đơn cơ hội để giải quyết những mối quan tâm đó tại cuộc phỏng vấn hoặc sau cuộc phỏng vấn, thông qua một lá thư công bằng về thủ tục.

Quyền được lắng nghe không nhất thiết phải bao gồm quyền được phỏng vấn mặc dù trong một số trường hợp, phỏng vấn có thể là cách thích hợp nhất để tiến hành. Nếu người nộp đơn được phỏng vấn, người nộp đơn nên được phép mang theo một thông dịch viên, hoặc trong một số trường hợp nhất định, nên được cung cấp một thông dịch viên.

Quyền được lắng nghe đòi hỏi người nộp đơn phải có cơ hội có ý nghĩa để tham gia vào quá trình này. Yêu cầu này cũng áp dụng đối với thông tin nhận được từ các bên thứ ba, bao gồm cả các đối tác IRCC. Mặc dù điều này không có nghĩa là người ra quyết định phải cung cấp các tài liệu thực tế được tham khảo trong quá trình ra quyết định (El Maghraoui, 2013 FC 883), nhưng có một yêu cầu rằng bản chất của các mối quan tâm của người ra quyết định phải được thông báo cho người nộp đơn (Krishnamoorthy, 2011 FC 1342) và người nộp đơn được tư vấn về các quy định cụ thể của Đạo luật đang được đề cập. Điều quan trọng là mối quan tâm của người ra quyết định phải được thông báo đầy đủ đến người nộp đơn, người này sau đó phải được tạo cơ hội hợp lý để phản hồi.

Ai nghe điều trần người đó phải quyết định

Người lắng nghe xét xử là người đưa ra quyết định cuối cùng.

“Nghe” trong ngữ cảnh này không có nghĩa là phỏng vấn. Có nghĩa là người có thẩm quyền ra quyết định phải đánh giá thông tin được cung cấp và đưa ra quyết định. Đạo luật, Quy định và các công cụ ủy quyền khác nhau quy định cụ thể về người có thẩm quyền ra quyết định.

Khi những người ra quyết định sử dụng quyền ra quyết định của mình, họ sẽ đánh giá thông tin trong bối cảnh của luật hiện hành. Nếu người ra quyết định là người duy nhất xem thông tin hoặc giao dịch với các ứng viên, thì rõ ràng là họ đã “nghe” và quyết định. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý, những người khác nhau có thể làm việc trên một hồ sơ cụ thể. Do đó, điều quan trọng là tất cả các tài liệu do người nộp đơn cung cấp phải được đưa vào hồ sơ (hồ sơ điện tử hoặc tệp giấy) để người ra quyết định xem xét. Hồ sơ quyết định cũng phải cho thấy rằng người ra quyết định đã cân nhắc tất cả các yếu tố liên quan, bao gồm tất cả các đệ trình của người nộp đơn và họ đã đưa ra quyết định của riêng mình dựa trên hồ sơ.

Nếu một quyết định dựa trên các đánh giá chủ quan (ví dụ: độ tin cậy), thì phải ghi rõ trong hồ sơ mà người ra quyết định thực hiện đánh giá. Người ra quyết định không nên dựa vào đánh giá chủ quan của người khác; họ phải tự mình đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ và phải đưa ra những lý do thực tế và khách quan cho quyết định của họ.

Trong một số trường hợp, trách nhiệm về hồ sơ có thể được chuyển cho một người ra quyết định khác. Người ra quyết định mới phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin trong hồ sơ đã được đánh giá và phải rõ ràng trong các ghi chú rằng việc này đã được thực hiện. Khi hồ sơ đã được chuyển cho một người ra quyết định khác, có thể cần phải gửi một lá thư công bằng theo thủ tục mới hoặc thậm chí phỏng vấn lại người nộp đơn, đặc biệt nếu những đánh giá chủ quan đã được thực hiện bởi người ra quyết định trước đó có liên quan đến quyết định cuối cùng về hồ sơ.

Cuối cùng, yêu cầu người nghe phải ra quyết định, không ngăn cản người ra quyết định tìm kiếm lời khuyên trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, tuy nhiên, hồ sơ quyết định phải chỉ ra rằng, sau khi đánh giá tất cả các yếu tố liên quan, người ra quyết định đã đi đến kết luận của riêng họ. Người ra quyết định có thể sử dụng lời khuyên nhận được từ người quản lý, từ lãnh đạo cao nhất hoặc từ sổ tay quy trình hướng dẫn áp dụng các quy định hiện hành của Đạo luật và Quy định vào thực tế của hồ sơ cụ thể. Nếu người ra quyết định đưa ra quyết định do chỉ đạo của người quản lý, lãnh đạo cao nhất hoặc các hướng dẫn thủ tục, đó vẫn là quyết định của cá nhân họ.

Kỳ vọng chính đáng

Khi một người đã được đảm bảo rằng một thủ tục cụ thể sẽ được tuân theo, thì cá nhân đó được quyền thực hiện thủ tục đó. Ví dụ, nếu người nộp đơn đã được cho 30 ngày để cung cấp một số tài liệu nhất định, thì không được đưa ra quyết định tiêu cực trước khi kết thúc thời hạn 30 ngày ngay cả khi một số tài liệu đã được nhận.

Các quyết định phải dựa trên các Quy định và Đạo luật Bảo vệ Người tị nạn và Nhập cư (IRPA) (IRPR)